1. Tổng quan về Số Bảo Hiểm Xã Hội (SIN)

Số Bảo hiểm Xã hội (SIN) là một dãy số gồm 9 chữ số mà công dân Canada, Thường trú nhân hoặc cư dân tạm trú ở Canada cần có để làm việc ở Canada và nhận các phúc lợi từ Chính Phủ.

Mỗi một mã số SIN chỉ được cấp cho mỗi một cá nhân và không thể được dùng bởi bất kì cá nhân nào khác. Bạn có trách nhiệm trong việc bảo quản số SIN của mình. Lưu trữ bất kỳ các loại giấy tờ nào có chứa số SIN và thông tin cá nhân của bạn ở nơi an toàn – không mang theo bên mình.

Cơ quan hỗ trợ các dịch vụ công của Canada(Service Canada) hiện đang cấp SIN theo dạng giấy (Thư xác nhận SIN) và đã ngưng cấp thẻ cứng SIN , tuy nhiên, những thẻ SIN chưa hết hạn và hiện đang lưu hành vẫn có thể được sử dụng.

Cách thức nộp hồ sơ xin cấp SIN

– Điền thông tin vào Apply for a SIN

Thông tin bổ sung về cách điền hồ sơ online

Lưu ý: Trong mẫu đơn online, các mục đánh dấu sao (*) là thông tin bắt buộc phải điền.

Thông tin trong mẫu đơn của hồ sơ phải trùng khớp với thông tin trên các Giấy tờ chính xác minh danh tính của bạn – miễn trừ với mục giới tính. Đối với mục giới tính bạn có thể tùy chọn giới tính bằng cách đánh dấu “X” hoặc không khai báo mục này, Cơ quan hỗ trợ các dịch vụ công của Canada sẽ thêm ghi chú vào hồ sơ cho biết lựa chọn của bạn. Tuy nhiên, cho đến khi hệ thống máy tính của chúng tôi được nâng cấp để đăng ký thông tin này, Thông tin “Nam” hoặc “Nữ” sẽ vẫn xuất hiện trong hồ sơ SIN của bạn.

Nếu có những sự khác biệt không đáng kể giữa thông tin được cung cấp trong hồ sơ online và thông tin sẵn có trong các loại Giấy tờ chính chứng minh danh tính của bạn, thì thông tin được nhập tại nơi đăng ký Số Bảo hiểm Xã hội của bạn sẽ giống như thông tin trong giấy tờ chính xác minh danh tính.

Thông tin về cha mẹ trong hồ sơ SIN

Trong trường hợp cha mẹ của bạn đã được liệt kê trong hồ sơ về bảo hiểm thì thông tin của họ sẽ không được lặp lại trong hồ sơ của ai khác.

Lưu ý: Một số tỉnh bang đã thông qua luật công nhận tối đa đến 4 phụ huynh trong việc đăng ký khai sinh và bạn có thể lựa chọn để tất cả họ được liệt kê trong hồ sơ SIN của mình. Để kê khai (những) phụ huynh còn lại không đề cập trong hồ sơ, vui lòng nộp thêm một bản rời thông tin bổ sung. Trong tờ giấy này, liệt kê Họ và Tên của mỗi phụ huynh và gạch chân phần Họ.

Tên được điền vào trong mẫu form của hồ sơ

Dưới mục “Acknowledgement”, ứng viên phải nhập tên của mình ngoại trừ những trường hợp sau:

  • Trẻ em dưới 12 tuổi: bố mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp phải nhập tên của họ trong mẫu form của hồ sơ
  • Trẻ em từ 12 tuổi trở lên và dưới độ tuổi thành niên tại tỉnh bang và vùng lãnh thổ nơi cư trú của trẻ: trẻ em, bố mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp phải nhập tên của họ trong mẫu form của hồ sơ
  • Trẻ vị thành niên hoặc người thành niên có người giám hộ hợp pháp hoặc người đại diện theo pháp luật: nhân viên của chính phủ tỉnh bang/ vùng lãnh thổ, người giám hộ hợp pháp, hoặc luật sư/ cá nhân được tòa án chỉ định phải nhập tên của họ trong mẫu form của hồ sơ.      

Lưu ý: Nếu bạn ở cương vị là cha mẹ, người giám hộ hợp pháp hoặc người đại diện theo pháp luật, bạn phải hoàn thành mục “Acknowledgement” để cho biết mối quan hệ của bạn và người nộp hồ sơ xin cấp SIN.

Giấy tờ cần chuẩn bị  

Để nộp hồ sơ online xin cấp SIN, bạn cần phải tải lên các bản sao của ít nhất 3 loại giấy tờ sau:

  1. Giấy tờ chính hợp lệ chứng minh danh tính và tình trạng cư trú hợp pháp của bạn ở Canada; và
  2. Giấy tờ phụ hợp lệ để xác nhận danh tính của bạn, và
  3. Giấy tờ chứng minh  địa chỉ cư trú của bạn

Nếu họ tên của bạn được ghi trên giấy tờ chính hoặc bổ sung khác với họ tên mà bạn hiện đang sử dụng, bạn phải nộp thêm các loại giấy tờ bổ sung để chứng minh kèm theo.

Đối với trẻ em trên 12 tuổi nhưng dưới tuổi vị thành niên đang tự nộp hồ sơ xin số SIN, các yêu cầu tương tự cũng được áp dụng. Nếu đứa trẻ không thể cung cấp 3 loại giấy tờ bắt buộc này, thì người đại diện phải nộp hồ sơ thay và phải làm theo hướng dẫn về các giấy tờ bổ sung cần thiết cho người đại diện.

Tham khảo danh sách các loại giấy tờ dưới đây để nắm rõ giấy tờ chính chứng minh danh tính, giấy tờ phụ cũng như giầy tờ chứng minh về địa chỉ cư trú theo như yêu cầu.

Nếu bạn đang yêu cầu xác nhận số SIN được gửi bằng thư đến một địa chỉ không phải của bạn, bạn phải nộp hồ sơ đăng ký số Sin qua đường bưu điện.

Lưu ý: Việc không cung cấp tài liệu bắt buộc sẽ dẫn đến việc hồ sơ đăng ký số SIN của bạn bị từ chối.

Các loại giấy tờ quan trọng

Bạn cần phải cung cấp giấy tờ gốc; bản sao sẽ không được chấp nhận.

Loại giấy tờ này phải là giấy tờ được cấp bởi chính phủ để chứng minh được danh tính cũng như tình trạng cư trú của bạn tại Canada.

1/ Các loại giấy tờ chính dùng để xác minh danh tính

Giấy tờ cung cấp phải rõ ràng và dễ đọc. Giấy tờ phải bao gồm tất cả các thông tin xuất hiện ở mặt trước và mặt sau.

Trường hợp là Công dân Canada:

  • Giấy khai sinh do Cơ quan thống kê có thẩm quyền cấp tỉnh bang, vùng lãnh thổ nơi bạn sinh ra.
  • Giấy chứng nhận Quốc tịch Canada(Certificate of Canadian Citizenship) Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada(IRCC) hoặc Cơ quan Quốc tịch và Nhập cư Canada (CIC) cấp
  • Giấy chứng nhận đăng ký khai sinh ở nước ngoài(Certificate of Registration of Birth Abroad) do CIC cấp trước năm 1977.

Ghi chú

– Trong hầu hết các trường hợp, giấy khai sinh bản gốc sẽ được xem xét là hợp lệ để xin SIN. Tuy nhiên trong một số trường hợp, giấy khai sinh, mặc dù là giấy tờ bản gốc do cơ quan thống kê có thẩm quyền cấp, nhưng vẫn có thể không được xem là hợp lệ do tỉnh bang cấp hoặc không đáp ứng yêu cầu vì nhiều lý do khác nhau. Cơ quan hỗ trợ các dịch vụ công của Canada(Service Canada) phải xem lại loại giấy tờ này để xác định tính hợp lệ của nó.

– Chúng tôi không chấp nhận các loại giấy khai sinh do tỉnh Quebec cấp trước năm 1994.

Trường hợp là Thường trú nhân Canada cần nộp bản chỉnh của một trong những loại giấy tờ sau đây:

  • Thẻ Thường trú nhân (PR Card) được cấp bởi Cơ quan Nhập cư, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC)
  • Thư xác nhận Thường trú nhân (Confirmation of Permanent Residence) được cấp bởi IRCC, kèm theo giấy tờ đi lại (VD: hộ chiếu của nước ngoài) hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh để thay thế do cơ quan có thẩm quyền của tỉnh bang/ vùng lãnh thổ cấp (ví dụ, giấy phép lái xe). Lưu ý: Trong vòng 01 năm kể từ ngày bạn trở thành Thường trú nhân, Thư xác nhận Thường trú nhân có thể được dùng để nộp trong trường hợp này. Sau khoảng thời gian này bắt buộc phải nộp thẻ PR. 
  • Giấy phép Nhập cảnh (Record of Landing) được IRCC cấp trước ngày 28/06/2002
  • Giấy xác minh Nhập cảnh (Verification of Landing) do IRCC cấp (giấy tờ này chỉ được chấp nhận trong trường hợp dùng để sửa đổi hồ sơ SIN hoặc để lấy Giấy xác nhận SIN hiện có).
  • Giấy xác minh tình trạng cư trú (Status Verification or Verification of Status) được cấp bởi IRCC (chỉ được chấp nhận trong trường hợp dùng để sửa đổi hồ sơ SIN hoặc để nhận được Giấy xác nhận số SIN hiện tại).

Trường hợp là cư dân tạm trú cần nộp bản chỉnh của một trong những loại giấy tờ sau đây:

Những người hiện đang tạm trú tại Canada phải nộp một trong những loại giấy tờ nhân thân sau đây:

  • Giấy phép làm việc (Work Permit) được cấp bởi IRCC hoặc CIC
  • Giấy phép học tập (Study permit) được cấp bởi IRCC hoặc CIC, phải đề cập thông tin:
    – Cho biết người giữ giấy phép “có thể được làm công việc đó” hoặc “có thể được làm việc” tại Canada; hoặc
    – Và kèm với thư “Xác nhận làm việc bên ngoài trường” được cấp bởi IRCC hoặc CIC trước ngày 11/02/2015 

Cư dân tạm trú sẽ nhận được thư xác nhận cấp số SIN tạm thời. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Số bảo hiểm xã hội SIN bắt đầu bằng số “9”.

2/ Các loại giấy tờ hỗ trợ được sử dụng để xác minh danh tính

Giấy tờ hỗ trợ là giấy tờ có tính pháp lý đề cập đên tên bạn hiện đang sử dụng. Giấy tờ này bắt buộc phải cung cấp thêm nếu tên trên giấy tờ chính ( đề cập ở trên) hoặc phụ (đề cập ở dưới) để xác minh danh tính của bạn là khác nhau.

Ngoài giấy tờ chính và phụ để xác minh danh tính, bạn sẽ phải cung cấp thêm bản gốc của một trong những loại giấy tờ sau:

  • Giấy chứng nhận kết hôn hoặc văn bản có tiêu đề tương tự, tùy thuộc vào cơ quan cấp – để bổ sung thông tin về họ của bạn sau khi kết hôn. Lưu ý: Giấy tờ như trên không áp dụng đối với dân cư của tỉnh bang Quebec đã kết hôn sau ngày 01/04/1981, bất kể họ đã kết hôn ở đâu.
  • Giấy chứng nhận thay đổi tên hợp pháp (Legal Change of Name) hoặc văn bản án lệnh (Court Order) theo phán quyết của Tòa án phù hợp với quy định của đạo luật thay đổi tên tại tỉnh bang/ vùng lãnh thổ hoặc luật có liên quan.
  • Lệnh nhận con nuôi (Adoption order) được chứng nhận bởi Tòa án của tỉnh bang/ vùng lãnh thổ chỉ dành cho việc nhận con nuôi trong lãnh thổ Canada. 
  • Chứng thư quyết định nhận nuôi con nuôi (Notarial Adoption Certificate) được cấp tại quốc gia nơi đứa trẻ nhận nuôi được sinh ra và được bố mẹ nuôi của đứa trẻ sử dụng để nhận được số SIN cấp theo tên Canada.
  • Giấy Đề nghị Sửa đổi Hồ sơ Nhập cảnh (Request to Amend Record of Landing) được cấp bởi IRCC, và được sử dụng để sửa đổi hồ sơ nhập cảnh hoặc giấy xác nhận thường trú nhân.
  • Giấy Quyết định/xác nhận Ly hôn (Divorce Decree/Certificate) hoặc văn bản có tiêu đề tương tự được ban hành bởi Tòa án ở tỉnh bang/vùng lãnh thổ tại Canada về việc chấm dứt hôn nhân để bổ sung thông tin về họ của bạn yêu cầu trong hồ sơ SIN khi thông tin về họ của bạn không có các loại giấy tờ chính hoặc phụ xác minh về danh tính của bạn . Lưu ý: Các Danh tính do nước ngoài cấp sẽ không được chấp nhận.

Giấy tờ phụ để xác nhận danh tính của bạn

Giấy tờ đó phải là do cơ quan có thẩm quyền cấp có thông tin xác nhận danh tính của bạn

Giấy tờ này phải còn hạn, là bản gốc và được cấp bởi chính phủ (liên bang hoặc tỉnh bang). Trên loại giấy tờ này cũng phải có họ tên (bao gồm họ và tên) cũng như ngày sinh của bạn.

Ví dụ: về các loại giấy tờ phụ xác nhận danh tính được chấp nhận bao gồm:

  • Hộ chiếu (Canada hoặc nước ngoài)
  • CCCD hoặc giấy phép lái xe được cấp bởi tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ.
  • Bất kỳ giấy tờ nhận dạng (ID) nào khác do chính phủ cấp.

3/ Giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú

Giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú do một cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp, phải đáp ứng 2 yếu tố sau đây:

  • Tên của người nộp hồ sơ (bao gồm họ và tên) hoặc trường hợp nộp thay, phải có tên của người đại diện, và
  • Địa chỉ của người nộp hồ sơ hoặc của người đại diện

Lưu ý: Thư gửi từ Cơ quan cấp Số Bảo hiểm Xã hội như Thư xác nhận SIN trước đây hoặc thư từ chối không được chấp nhận là giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú.

Ví dụ về các loại giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú được chấp nhận bao gồm:

  • Thư hoặc giấy tờ cấp bởi chính phủ (liên bang, tỉnh bang, vùng lãnh thổ hoặc từ nước ngoài)
  • Thư từ hoặc giấy tờ từ các tổ chức tài chính (sao kê ngân hàng, sao kê thẻ tín dụng, hợp đồng hoặc báo cáo thế chấp tài sản, etc.)
  • Hợp đồng thuê nhà ở/ cho thuê
  • Hóa đơn (từ các nhà cung cấp viễn thông, nhà cung cấp cáp, nhà cung cấp tiện ích, vv.)
  • Bất kì giấy tờ nào được cấp bởi trường học, trường cao đẳng hoặc đại học cấp có địa chỉ của bạn
  • Hợp đồng lao động có địa chỉ cư trú của bạn
  • Chứng thư từ một cơ quan hoặc tổ chức chứng thực địa chỉ nhận thư của bạn. Cơ quan/ tổ chức và bạn phải kí thư xác nhận địa chỉ nhận thư này.

Các yêu cầu về dịch thuật

Nếu bạn nộp Giấy tờ chứng minh danh tính không phải là tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, bạn cũng phải nộp kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

Lưu ý: Bản dịch được thực hiện bởi thành viên trong gia đình không được chấp nhận. (Thành viên trong gia đình được xác định là bố mẹ, người giám hộ, anh chị em, vợ chồng, ông bà, con, chú, dì, cháu trai, cháu gái hoặc anh chị em họ). 

(theo canada.ca)